11 ситуаций, которые приведут в ужас любого предпринимателя (особенно начинающего)

Партнёрский материал

11 ситуаций, которые приведут в ужас любого предпринимателя (особенно начинающего)

1 июля 2019 года все предприниматели окончательно перейдут на онлайн-кассы. Окей, почти все: если вы вспахиваете огороды или продаете бахилы (цитируем закон!), касса вам вообще не нужна. А если занимаетесь репетиторством, продаете вещи ручной работы или печете тортики дома, то у вас есть еще два года отсрочки. Пока остальные готовятся к дате Х, мы вместе с АТОЛ SIGMA рассказываем, в какие ситуации может попасть владелец бизнеса (все примеры из реальной жизни!) и что делать, чтобы сохранить свои нервные клетки и деньги.

Мистика: клиенты бывают только тогда, когда шеф на месте

У вас есть мини-кофейня в бизнес-центре. Большинство сотрудников идут на работу к 9.30-10.00. Вы просите кассира открывать точку в 9.00, чтобы идущие на работу сотрудники могли купить у вас кофе. При этом по вторникам и четвергам вы сами открываете точку в 9.00, а в остальные дни это делает продавец. Вы же в эти дни приезжаете к 10.30. Кассир уверяет, что открывает кофейню ровно в 9.00, но в дни его дежурства у вас ни кофе, ни булочки не продаются вовсе. Подозрительно! Как быть, что делать?

Если пользуетесь «классикой» — автономной кнопочной кассой или фискальным регистратором — проследить, конечно, сложно. Даже невозможно. Разве что идти на крайние меры: допустим, установить видеонаблюдение. Или проститься с классикой и перейти на смарт-терминал. Он покажет точное время открытия смены, и расскажет, что на самом деле кассир, пока вас нет, приходит в 10.15, когда большая часть потенциальных покупателей прошла мимо, а ваш бизнес остался без прибыли. Вот так!

Для чего вообще нужна онлайн-касса? Вся информация из выданных чеков теперь должна автоматически отправляться в налоговую. А без подключения к интернету это сложно. Онлайн-кассы разные, но требования к ним одни: быть в реестре ККТ, уметь работать с ОФД (оператором фискальных данных, который отвечает за доставку чеков в налоговую) и отправлять электронные чеки покупателям.

По 5-10 раз на дню звоню в магазин, чтобы узнать, как идут дела. Продавцов это бесит, но по-другому никак

Ага, раньше так в большинстве случаев и было. Но спасибо техническому прогрессу: развивается сейчас не только космическая отрасль (и не только в Америке) — простым смертным тоже перепадает. Теперь предпринимателю не обязательно находиться на точке (в кафе, магазине — подставьте нужное), чтобы быть в курсе всех дел своего бизнеса.

При использовании онлайн-кассы с облачной системой данные доступны 24/7 и обновляются в реальном времени: можно отслеживать все ключевые показатели бизнеса из любой точки мира и с любого устройства. Лишь бы интернет был. И всем хорошо: продавец не задалбывается от почасовых телефонных отчетов владельцу, а бизнесмен не волнуется из-за незнания, как там дела.

Немного о поправках в закон. До 2021 года от онлайн-касс освобождаются ИП, которые продают вещи ручной работы (от вязаных шапок до домашних пирогов), выполняют какие-то работы (ремонт техники или мебель на заказ) и оказывают услуги (репетиторство, маникюр или макияж). И, наконец, пока про онлайн-кассы могут совсем забыть продавцы бахил, билетов в театр (не онлайн), ТСЖ, образовательные и культурные центры и те, кто сдает в аренду жилье с машиноместом.

При инвентаризации вместо десяти единиц товара обнаружилась сотня. Теперь непонятно, что на самом деле продавали клиентам

Вот найдешь такие пасхалки в своем бизнесе, и тут же на один седой волос станет больше. А ведь торговля шла ого-го! Значит, сотрудники как минимум относятся к делу спустя рукава, а как максимум — проделывают какие-то манипуляции с товаром.

Допустим, продают свой товар, пока товары владельца магазина пылятся на складе. Выход: заносить в товароучетную систему каждый (!) приход товара. Это, конечно, не избавит вас от увлекательной ежемесячной инвентаризации, но поможет делать ее быстро и безболезненно — даже не придется на полдня закрывать магазин или кафе, чтобы сделать переучет. А еще защитит от читерства сотрудников.

Можно совсем автоматизировать процессы. Так, в смарт-терминалах все товары заносятся прямо во внутреннюю систему кассы. И уже не надо постоянно мониторить остатки товаров: при каждой продаже они пересчитываются автоматически, а продать можно только то, что есть на складе.

Онлайн-кассы делятся на три вида:

— смарт-терминалы со встроенной программой кассира, товароучетной системой, собственным софтом и аналитикой. Софт можно подобрать под сферу бизнеса;

— фискальные регистраторы, которые можно подключить к товароучетной системе на компьютере;
— автономные кассы и ньюджеры.

Клиенты жалуются, что не могут дозвониться в салон и записаться на услуги

Причин может быть несколько. Главное, из ситуации тоже есть выход: записаться к одному из мастеров реально не только по телефону или через сайт (тем более, не у всех есть сайт). Добавьте функцию записи в социальной сети, мессенджере или в карточке вашей точки в гугл-картах (или любых других онлайн-картах). Пара-тройка кликов – и все! Записаться можно и лично. Администратор салона красоты фиксирует на смарт-терминале, что клиент придет к мастеру Татьяне через две недели, и данные сразу отражаются в облаке. В итоге мастер Таня тут же получает информацию о своем расписании, а владелец бизнеса знает, к каким мастерам стоит очередь, а кто простаивает или косячит. Ценные знания.

Пришел клиент, записанный к мастеру N. А этот мастер на прошлой неделе уволился (или его уволили), и о клиенте никто не знал!

Так бывает или из-за безалаберности самого мастера, который не предупредил своих клиентов и коллег, или даже из-за намеренного желания испортить впечатление о компании. Не очень приятная ситуация, да 🙁

Если выбрать онлайн-кассу с облачной системой, все записи к мастерам будут храниться в облачном графике мастеров, который защищает от потери записи. Мастер уволился — и это отмечено в системе: к нему нельзя записать на услугу и его нельзя удалить из списка мастеров, предварительно не перенеся его клиентов к другим мастерам.

Ну а если переходить на кассу с облачной системой вы не хотите, хотя бы регулярно делайте копии всех электронных баз (вы ведь давно отказались от ведения учета в тетрадке, правда?). Как вариант — можно хранить документацию в каких-нибудь облачных серверах с бесплатным доступом на первое время или в гугл-доках — там есть возможность откатить историю правок. Но в этом случае помните, что ни в коем случае нельзя открывать доступ к документам «по ссылке», иначе файлы могут увидеть все (и это не преувеличение). Делайте доступ только по приглашению.

Клиент поставил машину на мойку, а за несколько часов ее так никто и не помыл — про нее просто забыли!

… А вспомнили только тогда, когда разъяренный клиент вернулся за своим чистеньким авто. Сюрприз! Это правда большой прокол. С одной стороны, мы отнимаем у клиента время (а его всегда мало и, скорее всего, он записывался заранее), а с другой — оставляем о себе крайне неприятное впечатление. При этом надо помнить, что клиенты охотно делятся негативом со своими друзьями и знакомыми.

В чем проблема? Вероятно, никто не знал/не помнил/знал, но забыл о записи клиента на мойку. Первое правило бойцовского клуба хорошего предпринимателя: обязательно хранить данные о записи клиентов на видном месте, где, во-первых, все сотрудники их видят, а во-вторых, никто намеренно их не сотрет. Самый простой способ: распечатать график с записями и повесить на стену.

В продвинутых онлайн-кассах (допустим, таких) можно вести записи клиентов в одном окне с защитой от потери записи. Именно там администратор и мастер с утра оценивают загрузку на день. Причем еще даже до прихода на работу — в облаке. А раз касса с облачной системой, то журнал записей невозможно потерять или сжечь. При этом хозяин еще и видит все изменения онлайн.

Основные критерии для выбора онлайн-кассы — ассортимент товаров и количество сделок в день. Если совсем мало клиентов, а ассортимент товаров не выходит за пределы десяти наименований, можно обойтись кнопочной кассой или ньюджером — это бюджетный вариант, но ограниченный по функционалу. Если у вас больше 10 товаров, а количество клиентов и вовсе порядка 200 человек в месяц, присмотритесь к смарт-терминалам.

Разрешаю давать скидки постоянным покупателям. Но боюсь, что кассир может этим злоупотреблять

Такое бывает. Покупать по скидкам — это одно, а вот научиться самому грамотно выдавать скидку — отдельное умение. Для этого необходимо вести статистику по каждому клиенту. В продажах это сумма, количество покупок и средний чек. На основе этого можно создать акцию буквально под каждого клиента. В стиле «Маша, привет! Ты часто покупаешь у нас шоколадки с орехами перед работой. Купи две — третью подарим бесплатно». Статистика — важная штука для малого бизнеса, но вручную замучаешься. Спасение — хорошая CRM-система.

CRM надо подстраивать под себя (не очень быстро), а еще связать с другими рабочими инструментами. При этом кассу никто не отменял. Чтобы не вкладываться в обучение, можно объединить все процессы в одном из смарт-терминалов АТОЛ SIGMA. Статистика по каждому клиенту/продавцу, автоматические отчеты по движениям и аналитика. И да — послать сообщение об акции по смс можно из личного кабинета кассы.

Оплата только наличными — приходится бегать к соседям разменивать деньги и проверять пятитысячные на подлинность

У наличных есть и еще один минус — все время боишься, что деньги кто-то украдет. Представьте: молодой человек долго крутится около кассы. У продавщицы пробегает холодок по телу и сдавливает дыхание. Точно ведь хочет ограбить! Надо бы тихонько позвать охранника, но очень уж страшно. И, как назло, людей рядом почти нет! А потом выясняется, что этот «вор» просто хотел познакомиться с продавщицей, но никак не решался. И крутился он не «возле кассы», а возле кассира.

Прием банковских карт удобнее для клиента — ему не надо таскать с собой наличные, а отсутствие бумажных денег в кошельке больше не будет причиной отказа от покупки вашего товара. В конце концов, 2019-й на дворе! К слову, эквайринговый терминал (тот, который принимает карты) подключается к любой современной кассе. Так что это просто.

В интернете появился плохой отзыв о нашей мастерской. Это точно конкуренты — мои ребята не могли так накосячить

Как точно понять, какой отзыв накрученный, а какой — правдивый? Не поверите, но некоторые смарт-терминалы умеют и это. Нет, не накручивать отзывы, а «рассказывать» всю правду-матку.

По закону, магазин или компания должны отправить на почту или смской электронный чек. Раз уж присылать чеки все равно нужно, почему бы не проапдейтить рассылку? В итоге в чек добавляется ссылка «оставить отзыв». Пройдя по этой ссылке, клиент может поставить лайк или дизлайк, а также оставить развернутый комментарий по поводу товаров или оказанных услуг.

Такая функция доступна в SIGMA Облаке. Отзывы клиентов отобразятся в реальном времени в облаке. Если от вас ушел недовольный клиент, вы об этом сразу же узнаете и сможете оперативно принять меры, которые его вернут.

Начинать работать с новыми кассами — головная боль и мучения

Понимаем. Раньше для работы с кассой нужно было тратить кучу времени: запомнить последовательность кнопок, ничего не перепутать и не сбиться в процессе. Еще и подглядывать в инструкцию с не всегда понятными обозначениями. А если что-то шло не так, еще больше времени уходило на исправление ошибки.

Новые кассы освоить примерно так же просто, как новый смартфон, планшет или ноутбук. Если уж с ними разобрались, то тут тоже все будет понятно. А если вдруг вас что-то испугает, есть понятные видео и вебинары, на которых можно узнать все тонкости (вдруг вы задались целью стать настоящим гуру онлайн-касс!). Ну и шутка «даже бабушка справится» — не шутка, она правда справится.

АТОЛ SIGMA умеет вести товарный и складской учет, проводить инвентаризацию, контролировать работу сотрудников, создавать систему бонусов. И это далеко не все. Просто выберите свой бизнес («Еда», «Торговля» или «Услуги») — и пробуйте сами.

В середине рабочего дня вырубилось электричество

Продавать товары без чеков незаконно, но иногда случается. Например, когда в середине дня внезапно отключается электричество. Что делать в такой ситуации? Вариантов примерно два: уйти на перерыв в самый разгар продаж или продолжить торговлю, но при этом оставаться хорошим и законопослушным. Если вы решаете продавать товар без выбивания чеков, придется проделать сложную манипуляцию:

1. Написать объяснительную записку о причинах, по которым касса не может работать.

2. Связаться с поставщиком электроэнергии и попросить предоставить справку, в которой будет указано, на сколько часов было отключено электричество.

3. После включения света сформировать чек коррекции на всю сумму продаж (разбивать по товарам не нужно).

4. Передать все эти данные в ФНС.

Обычно этого достаточно, чтобы избежать проблем. Даже если в налоговой решат выписать штраф, то суд должен встать на сторону продавца. Или в кассе может быть встроен аккумулятор, и тогда какое-то время можно протянуть без электричества. А вы зря переживали!
Если на вашей работе происходили какие-то подобные (или вообще не похожие) истории — пишите в комменты и делитесь своей болью! Мы точно знаем, что жизнь переплюнет любые фантазии.

Показать полностью
6

Источник